Modber Сообщество
профессионалов по 1С

Аргументы "за" и "против" электронного документооборота



Платформы: Linux, Web, Windows, Mobile
Конфигурации: Все конфигурации
2013-05-13
2282 
Ocenca
3  
В незапамятные времена, то есть на заре компьютеризации бытовало заблуждение, что с появлением электронной техники количество бумажных документов резко снизится. Вышло все, однако, с точностью до наоборот. И это вопреки факту, что продвинутые технологии дают уникальный шанс отказаться от бумажной документации вовсе. Оказалось, что не каждая компания готова решиться на столь инновационный шаг. Виною этому послужили и законодательные препоны, и психология самих пользователей. Для подавляющего большинства электронный документооборот кажется чем-то запредельным.

А ведь такое ведение делопроизводства имеет существенные плюсы:
  • Доступность документов отовсюду, где возможно подключение к Интернет — такой расклад позволит сотрудникам компании работать удаленно. Получить нужные корпоративные документы, которые отныне будут храниться в так называемом облаке, станет вполне реальным в любое время, включая неурочное. Бизнесу это сулит лишь жирный плюс. Разумеется, если предполагаемый доступ санкционирован.
  • Экономия на бумаге, расходниках для принтера, почтовых услугах, папках, наконец. Кроме того, лишние бумаги не будут захламлять ментальное пространство Вашего офиса.
  • Упорядочивание информации становится более технологичным. Поднять искомый документ, когда он хранится в электронном виде, однозначно проще.
  • Экологичность метода, которая включает спасение деревьев, отсутствие необходимости утилизации картриджей, уменьшение потребления электроэнергии.

Имеет ли недостатки электронный документооборот? К сожалению да, ведь ничто не идеально:
  • Риск потери данных, порождающий необходимость в неоднократном резервном копировании.
  • Довольно ощутимые временные затраты при переходе к вожделенным электронным носителям от привычных бумажных.
  • Информационная безопасность данного метода вызывает существенные (кстати, вовсе на беспочвенные) опасения.
  • Сотрудники должны быть морально готовы, а также обучены ведению документации “по-новому”. Кроме того, потребуются дополнительные шаги, вроде внедрения электронной подписи.



В центре внимания

Комментарии (5)