Modber Сообщество
профессионалов по 1С

Как автоматизировать свой бизнес



Платформы: 1С:Предприятие 8.3, 1С:Предприятие 8.2, Web, Windows, Mobile
Конфигурации: 1С:Управление производственным предприятием
2013-07-28
2223 
miroslava
0  
Наверняка вы наслышаны о автоматизированном бизнесе. Работа с сотрудниками и клиентами организована, рабочий процесс эффективен, прибыль увеличивается.И это еще не все причины,по которым многие компании стремятся автоматизировать свой бизнес. Однако не все могут сделать это правильно.
Если вы хотите сделать свой бизнес современным, но не знаете как, просто ответьте на вопросы, изложенные ниже.
 

Бизнес-процессы

Для начала, нужно понять, с чем система автоматизации будет работать. 
Ответьте на  вопросы:
  • Какие действия выполняют сотрудники компании?
  • Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

Советы:
Автоматизируйте проблемные участки, которые задерживают работу всей организации. Для каждого процесса определите ответствечающих за него сотрудников и контролирующего. Выстройте процессы так, чтобы все данные и сроки передавались между участниками автоматически.
 

Таблицы

Собранные в единую базу и надежно защищенные данные позволят работать эффективнее и не думать  о том, где сохранили какую либо информацию. Нужно решить:
С какими данными работает компания?
По каким параметрам их можно распределить?
Данные нужно свести по таким параметрам, как:
  • Клиенты
  • Заявки
  • Сотрудники
  • Счета
Получаются 4 основные таблицы.

Советы:
Следите за своевременным наполнением базы. Не составляйте таблицы сразу на все случаи жизни, начните с самых нужных. Используйте связанные поля. Так данные из одной таблицы не нужно будет дублировать в другую.
 

Доступ

Не храните все данные в открытом доступе. Нужно понять:
  • Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
  • Какие данные необходимы для работы каждой группы?
Советы:
Для каждой группы составьте список полей для просмотра и редактирования. Остальное по умолчанию будет закрыто. Кроме доступа к полям, продумайте доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.
 

Шаблоны

У каждой компании есть  документы, которые  составлены по одним и тем же образцам, поэтому автоматизация этого процесса поможет сохранить время. Поэтому определите:
  • Какие документы используются в компании чаще всего?
  • Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

Советы:
Шаблоны сделайте как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля. Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия.
 

Рассылки

Задумайтесь, как ваша компания поддерживает общение с клиентами. Устраиваются ли специальные акции? Поздравляете ли клиентов с праздниками? Если да, то нужна возможность рассылать информацию об этом через электронную почту или SMS.
Во-первых, нужно ответить на следующие вопросы:
  • Когда и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
  • В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?
Советы:
Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не перегружайте шаблон картинками и тяжелыми файлами. Обратите внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по своему желанию.  Также при планировании рассылки учтите ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час. Не стоит проводите рассылки очень часто и без особого повода.
 

Напоминания

Изменения в базе данных компании происходят регулярно, и информировать о них сотрудников нужно быстро и адресно.
Для того, чтобы организовать процесс передачи напоминаний, нужно знать:
  • О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
  • Как эти оповещения должны выглядеть?
Советы:
Напоминания должны быть информативными, чтобы сразу было понятно, о чем идет речь.
Отправляйте напоминания только в случае необходимости.
 

Вычисления

Часто компании используют определенные формулы. Если этот процесс автоматизировать, то программа будет рассчитывать необходимые поля в таблицах по заданной формуле. Ответьте на вопросы:
  • В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
  • По каким формулам программа будет их рассчитывать?
Советы:
В систему автоматизации можно перенесите  вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах. Гораздо удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации. Нужные для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней.
 

Отчеты

Чтобы отчеты в компании составлялись мгновенно определим:
  • Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
  • В какой форме их будет удобнее просматривать?
Советы:
Определите параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета. Не перегружайте мгновенно составляемые отчеты сложной информацией. Сделайте отчеты простыми для восприятия.


Ответьте на все вопросы и вы поймете:
  • какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
  • какие данные можно объединить в базу;
  • как разграничить доступ к этим данным;
  • в какие шаблоны объединить документацию;
  • как организовать массовые рассылки и напоминания;
  • какие вычисления удобнее проводить автоматически;
  • какие отчеты нужно генерировать моментально.



В центре внимания

Комментарии (6)