Modber Сообщество
профессионалов по 1С

Закрытие месяца в 1С - решаем ежемесячные проблемы (Бухгалтерии предприятия 3.0)



Платформы: 1С:Предприятие 8.3
Конфигурации: 1С:Бухгалтерия
Версия: 3.0
2013-10-08
71202 

 

Не секрет, что основные трудности с 1С начинаются, как только заканчивается очередной отчетный период. Именно на это время приходится львиная доля лихорадочных поисков ошибок, задержек после работы, головных болей и нервных срывов.

Большая часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, баз данных и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах установленных настройках «Учетной политики». Хотя, случается, пользователь просто не знаком с 1С на «ты», и совершенно искренне не видит причинно-следственной связи между «флажками» настроек и ошибками, «вылезающими» после проведения операции «Закрытие месяца».
Можно понять бедных, вечно не успевающих и загруженных работой по уши бухгалтеров — разве есть у них свободное время для изучения толстенных томов-учебных пособий с подробнейшим описанием работы в программе? Так что если вы работаете бухгалтером и желаете благополучно пережить отчетный период, то советуем прямо сейчас изучить несколько простых приемов «Закрытия месяца».

 

Закрываемся каждый месяц

Начинающие бухгалтера-пользователи 1С часто не осознают, что в отличие от обычного налогового периода, равного кварталу или году, программа работает так, что отчетный период здесь равен одному месяцу. Поэтому закрытие необходимо производить ежемесячно! В частности, счета затрат не должны иметь остатков на конец каждого месяца. Если же вы попытаетесь провести закрытие концом квартала — получите ошибки и остатки на тех счетах, где их быть не должно.

 

Закрытие счетов затрат

Если после закрытия месяца на счете 44 «Издержки обращения» оказался остаток, это может означать одно из двух — или отсутствие операций реализации товаров (выручки) по торговым операциям, или же остаток транспортных расходов.

Если первое, то незакрытым окажется весь дебетовый оборот по счету издержек обращения за месяц, а значит необходимо проверить все ли операции по реализации внесены в базу. Если же списание издержек обращения прошло не полностью, то нужно проверить, к каким именно статьям затрат, а также налоговых расходов, относятся несписанные суммы. Для этого просто сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 44.01. Если увидите, что «висеть» остались транспортные расходы, это означает, что вы видите пропорционально привязанные к оставшимся на складе товарам суммы транспортных расходов. Если же вы считаете, что это неверно или транспортные расходы списаны непропорционально, тогда остается проверить, правильно ли привязаны «Статьи затрат» в элементах справочника к транспортным расходам. Если нет, то исправьте, перепроведите все документы и снова закройте месяц.

 

Счета затрат 20, 23, 25, 26

Если вы увидели остатки, «висящие» на счетах прямых и косвенных затрат на производство, то есть на счетах 20, 23, 25, 26, — то здесь вопросов, ведущих к решению проблемы, будет немного больше. Главным вопросом здесь является следующий: согласованы ли между собой, настроены ли в соответствии с параметрами вашего предприятия «Учетная политика», справочники «Номенклатурная группа» и «Номенклатура», «Статьи затрат» и др.

Рассмотрим сначала, какие опасности подстерегают нас при закрытии счетов косвенных расходов. Если при выполнении операции «Закрытие месяца» программа сообщает вам об ошибке, это означает что вы некорректно заполнили «Методы распределения косвенных расходов» при настройке «Учетной политики». Например, если в качестве базы для распределения косвенных расходов выбран показатель «Оплата труда», то программа будет искать суммы затрат по видам расходов «Оплата труда», отнесенных на счета прямых расходов 20 или 23. Так что, если заработная плата производственных рабочих изначально была отнесена на счет 25, то операция «Закрытие месяца» просто не найдет сумм для распределения, остановит процесс закрытия месяца и сообщит вам об ошибке.

Второй пример часто встречающейся ошибки, когда для длительного производственного цикла в качестве базы для распределения расходов выбирается «Объем выпуска». Тогда в том случае, если в течение месяца не будет выпущено ни одной единицы готовой продукции, база для распределения косвенных расходов будет отсутствовать. Делайте выводы и не подходите формально к выбору методов распределения косвенных расходов.

 

Настройки «Учетной политики». Выпуск продукции

Вернемся к вопросу о выпуске продукции (производстве) и оказании услуг. Не забудем установить в «Учетной политике» флажок «Выпуск продукции». А затем внимательно и корректно ответим на предложенные вопросы.

Первый вопрос о том, остаются ли на вашем предприятии суммы, относящиеся к незавершенном производству (НПЗ). Этот вопрос непосредственно связан и регулируется длительностью производственного цикла. Производственный цикл меньше месяца, значит НПЗ на конец месяца отсутствует. Длительный цикл, когда производство готовой единицы товара может растянуться на недели, месяцы и годы — значит на счете 20.01 всегда после закрытия месяца будет виден остаток.

Следующий вопрос о том, является ли ваша продукция серийной. То есть выпускаете ли вы однотипную продукцию (например, мебель) или же для вас важно отследить финансовый результат по каждому изделию отдельно (если, к примеру, вы выпускаете самолеты). Если продукция серийная, то остатки НЗП при единой номенклатурной группе придется вводить вручную, используя для этого документ «Инвентаризация НЗП». Именно эти суммы и станут вашим остатком на счете 20.01, отраженным на конец месяца.

Эту задачу можно упростить, введя для каждого изделия длительного цикла производства отдельный элемент справочника «Номенклатурные группы», установив соответствие «Номенклатурной группы» элементу «Номенклатуры». Здесь начнет работать заложенное в программу правило: если нет выпуска продукции, значит нет списания затрат со счет 20.01. И вам не нужно больше будет рассчитывать остаток НЗП и вводить его отдельным документом. Кроме того, при реализации изделия вы сможете видеть доход (выручку) и фактические расходы, относящиеся только к конкретному изделию, то есть финансовый результат по нему.

 

Прямые или косвенные?

Следующий вопрос о том, какие затраты относятся к прямым, а какие — к косвенным. Для корректной работы в программе нужно четко отделить прямые расходы от косвенных. Важно понимать, что аналитика затрат на счетах 20.01 и 23 содержит субконто «Номенклатурные группы», а на счете 25 — нет. Поэтому «отнесение на прямые затраты» в 1С означает, можно ли суммы затрат по статьям отнести на конкретные номенклатурные группы. Ясно, что для правильного закрытия месяца необходимо внимательно отнестись к ведению справочника «Номенклатурные группы». Например, если нужно строго распределять заработную плату на затраты при выпуске конкретных видов продукции, то и начисление заработной платы необходимо относить на конкретную номенклатурную группу. Если же это неважно, то заработную плату удобнее сразу отнести на счет 25, задав соответствующее правило ее распределения в регистре.

Отдельно определяются общехозяйственные затраты на счете 26. Нужно также правильно настроить их описание в «Учетной политике» предприятия. Хотите видеть «чистую» производственную себестоимость продукции — выбирайте флажок «Общехозяйственные нужды включаются в себестоимость продаж», если же нет — то выбираем включение в себестоимость продукции, работ, услуг. А далее обязательно устанавливаем метод распределения этих расходов и корректно выбираем базу.

Тут можно добавить следующее. Если вы используете программу «1С:Бухгалтерия 8» только для составления налоговых и бухгалтерских отчетов, то приоритетом пользователя будет закрытие месяца без ошибок. Если же вам нужны реальные данные о фактической себестоимости и финансовом результате в разбивке по конкретной номенклатуре и видам деятельности, то и подход к настройкам программы должен быть более серьезным.

 

Просто или сложно?

Следующий вопрос о сложности производства, о том какие функциональные подразделения включены в процесс производства. Ваше производство может быть простым, сложным или многопередельным. В случае простого производства вышеперечисленных настроек будет достаточно. Если же производство сложное, многопередельное, когда в процессе могут участвовать несколько подразделений, то необходимо установить, каким образом должны учитываться полуфабрикаты, переходящие из одного подразделения в другое на передел.

Если порядок переделов установлен вручную, необходимо отслеживать изменения в списке подразделений. В месяц появления новых филиалов в организации, «Закрытие месяца» остановит процесс и сообщит о том, «что не установлен порядок подразделений». Это означает, что при каждом изменении необходимо заново формировать список подразделений-участников технологической цепочки. Именно это и создает самые большие сложности учета, учитывая то обстоятельство, что финансовые результаты формируются нарастающим итогом за год, а для их учета необходимы затраты, аналитикой по которым являются подразделения.

 

Услуги «для себя»

Важным вопросом является возможность оказания услуг между собственными подразделениями. Если да, то необходимо выбрать способ их оценки. Существует два возможных варианта: по объему (количеству) оказанных услуг, или по их плановой себестоимости. Здесь также важны правильные настройки единиц измерения этой услуги и той самой плановой себестоимости. Следует учесть, что единицу измерения услуги нельзя выражать в штуках, которая всегда одна. Например, стандартную грузоперевозку можно выразить в тонно-километрах. А запланированная себестоимость должна быть выражена экономически обоснованной суммой, а не взятой «с потолка».

Еще один вопрос о том, а существуют ли на предприятии коммерческие расходы? Они по сути являются издержками обращения, но связанными с реализацией продукции. Учет этих расходов ведется на счете 44.02, распределения сумм этих затрат программой не предусмотрено. «Закрытием месяца» они полностью списываются на счет 90.07.

 

Услуги «для других»

Пора вспомнить об оказании услуг (или выполнении работ). В учете этих видов деятельности используются те же счета затрат, те же настройки, что и для учете на производстве. Главное отличие в том, что результат оказания услуги не является материальным. Завершение процесса производства является готовая продукция на складе, а завершением процесса оказания услуги — ее реализация и подписание акта заказчиком услуги.

Для корректного отражения услуг в программе необходимо определиться с некоторыми позициями. Будете ли вы учитывать единицы услуг по плановой себестоимости и использовать для их реализации документ «Акт об оказании производственных услуг». Или плановая себестоимость не нужна, и тогда вашим документом для учета услуги будет служить «Реализация товаров и услуг», или — когда клиентов много, а услуги одна — «Оказание услуг».

Вторая важная позиция для определения финансового результата оказанных услуг — учитываете ли вы результат по отдельным работам или заказам? В этом случае необходимо продумать стратегию заполнения справочника «Номенклатурные группы».

В идеальном случае операция «Закрытие месяца» формирует финансовый результат — учитывает выручку и затраты. Если выручка всегда есть, то проблем не возникнет. Нужно лишь отметить в «Учетной политике» в «Затратах на производство» флажок «Выполнение работ, оказание услуг заказчикам с учетом выручки». Однако, если по каким-либо причинам выручки в этом месяце не было, для избежания проблем с закрытием месяца необходимо правильно настроить «Учетную политику», учитывая реальную деятельность вашего предприятия.

И последнее, что можно сказать об услугах. Если ваше предприятие оказывает услуги и производственного характера, и иные — то можно выбрать третий из предложенных вариантов. Он объединит вышеописанные два варианта, но списание затрат с учетом выручки будет работать только для производственных услуг. Остальные затраты по услугам будут списываться даже при отсутствии выручки, а для того, чтобы получить корректный остаток незавершенного производства, нужно будет указать его явно.

«Закрытие месяца» превратится из ежемесячной головной боли в настоящего друга и помощника, но — только если вы не пожалеете времени и сил на корректные настройки программы.




Бесплатная юридическая
консультация по телефону

8 (499) 350-80-26(Москва)
8 (812) 627-15-62(Спб)

звонок бесплатный

В центре внимания

Комментарии (4)