Modber Сообщество
профессионалов по 1С

Как правильно выставлять счета иностранному клиенту



Платформы: Linux, Web, Windows, Mobile
Конфигурации: Все конфигурации
2013-10-14
5667 
akiss
0  
В этой статье рассказывается как именно выставить счет и правильно его оформить – читайте и учитесь. Она написана простым языком с избежанием углубления в бухгалтерский процесс. Также здесь представлены несколько методов профессионального оформления счетов и 10 шаблонов счетов для упрощения Вашей работы.
 

Счёт: что это такое?

Счет, а также фактура – это коммерческий документ, который выдает покупатель. Он содержит информацию о цене и количестве товара, способах и терминах оплаты.

Этот документ важен как для клиента так и для покупателя, потому что продавцу важно иметь копию для учетности, а клиенту важно зарегистрировать свою покупку.
 

Как должен выглядеть счёт?

Самое главное в Вашем счете – это его доступность и понятность. Также неплохо использовать элементы фирменного стиля компании на бланках счета. При этом информацию написанную в счете можно условно разделить на 6 блоков.
 

Блок 1: Ваши данные

Это основной блок информации о Вас – сведения о Вашей компании(если вы фрилансер, то ваше полное имя), логотип, контактные данные, платёжная информация и другие.

Если ваша компания имеет определённую организационно-правовую форму — например, это корпорация в США или акционерная компания в Англии, — то вам важно включать информацию о  месте ведения бизнеса. Обычно это юридический адрес и регистрационный номер, но все же неплохо узнать об этом детальнее у Вашей налоговой службы.

В Европе, если Вы являетесь зарегистрированным в качестве налогоплательщика НДС, нужно также добавить регистрационный номер плательщика НДС.
 

Блок 2: правила игры

Здесь важно обозначить дату выписки, ФИО, дату до которой нужно оплатить счет, валюту оплаты и номер заказа.

Часто тут используют термин «net 30», который обозначает платеж в течении 30 дней, а также встречается обозначение «10/15, net 30»: — это скидка 10% при платеже в течение 15 дней при сроке оплаты 30 дней.

Но для избежания недоразумений, лучше, все-таки, написать это простым языком, обозначив дату до которой важно сделать платеж. Также важно писать названия месяцев полностью. Только в цифровом формате они могут быть восприняты двузначно, потому что, форматы дат в разных странах разные.

 

Блок 3: ваш клиент

Этот блок содержит имя и адрес заказчика, которому Вы выставляете счет.

Стоит указывать конкретного человека и его офис, поскольку фирма может иметь множество филиалов. Это обеспечит получение денежных средств быстрее и без недоразумений.

 

Блок 4: название и номер документа

Как правило, в название выносится слово «счёт», но зависимо от типа счета это может быть «фактура» (bill), «счёт-фактура» (tax invoice), «счёт-проформа» (pro-forma), «быстрый счёт» (quick invoice) и другие. Если Вам тяжело определить точно какой счет у Вас, то просто  придерживайтесь слова «счёт».

Номер счёта — это его уникальный идентификатор, применяющийся для установления соответствия. Никогда не используйте одинаковых номеров для разных документов.

В некоторых странах номера счетов должны идти обязательно по хронологии, если же Вы не хотите распространять информацию о количестве сделанных Вами заказов, то можете увеличивать номер Вашего заказа на случайное число каждый раз, например: первый счет «00012», второй «00017», следующий «00022» и так далее.

А ещё можно внедрить в номер счёта коды, которые напомнят вам о том, что подошло время платить налоги. Например, «2013-06-WDD-002» может быть расшифровано как: «Второй счёт для Webdesigner Depot в июне 2013». Это зависит от вас; проявите творческий подход и найдите такую схему нумерации, которая лучше всего вам подойдёт.

 

Блок 5: список товаров и/или услуг

Здесь важно очень ясно и детально описать за что конкретно Вам будут платить, а именно: наименование товара или услуги, количество, цена за единицу товара, скидка, налоговый сбор и конечная сумма подлежащая к оплате.

При этом не забывайте, что именно Вы согласовывали с клиентом и на каких условиях обещали ему Ваши товары.

Дважды проверяйте Ваш счет, особенно в реквизитах, месте доставки, номер счета и данные получателя.

Ещё одна вещь, на которую стоит обратить внимание — это записи о количестве и цене за единицу: сверьтесь с правилами. Например, если коммерческая компания в Великобритании зарегистрирована в качестве плательщика НДС, то регламент Налогово-таможенной службы её Величества по части счёт-фактур гласит, что в счёт должна включаться цена единицы товара.

Промежуточные и итоговые суммы с учетом и расшифровкой всех налогов должны быть подсчитаны внизу таблицы.

Удостоверьтесь, что всё в счёте понятно и точно написано. Ведь если клиент не сможет понять что к чему в Вашем счете, то его вряд ли оплатят и не обратят внимания.

 

Блок 6: личные пожелания

Здесь Вы можете указать свое личное сообщение или же пожелание, которое подробнее описывает условия оплаты. Здесь, например, можете обозначить как именно можете принимать платежи(чек, банковский перевод, PayPal) Также можно выразить свою благодарность клиенту за то что он обратился именно к Вам.

 

Заключение

Ваш счёт — это невидимый маркетинговый инструмент. Подходите к этому делу творчески – и Ваш клиент обязательно это оценит. Хорошо продуманный счёт может сделать платёж в ваш адрес удовольствием.

Чтобы Вам было легче – можете использовать 10 бесплатных шаблонов.



Бесплатная юридическая
консультация по телефону

8 (499) 350-80-26(Москва)
8 (812) 627-15-62(Спб)

звонок бесплатный

В центре внимания

Комментарии (5)